كيف تصبح أكثر إنتاجية وتنظيمًا في 2020 ؟
دكتور لايف
على مشارف قدوم عام 2020 يتطلع الكثير منا إلى جعل هذا العام هو الأفضل، وبالفعل من يريد 2020 أن يكون الأفضل عليه أن يراجع حساباته السابقة، وأن يضع خططه المستقبلية، ولعل تنظيم الوقت وزيادة الإنتاجية هما الأساس للنجاح على جميع المستويات الحياتية، لذلك سنقدم لكم في هذا المقال على Doctor Live الإرشادات الهامة لزيادة إنتاجيتك لتكون باستقبال 2020 وأنت أقل انشغالا وأكثر تنظيما، فإلى التفاصيل..
ربما يعجبك
قبل أن نذهب إلى الحرب، نحن بحاجة لمعرفة من نقاتل، وفيما يلي النقاط الأكثر شيوعاً لهدر الوقت وتحويل يوم عملنا إلى ساحة معركة.
الرسائل المستمرة
وفقاً لـ Sanebox، فإن البريد الزائد هو وباء عالمي، إذ يقضي الموظف العادي 13 ساعة في الأسبوع في القراءة والرد على رسائل البريد الإلكتروني. وهذا يترجم إلى 28% من وقت العمل لدينا (650 ساعة في السنة) وتبلغ نسبة متوسط الرسائل المهمة 38% من مجمل البريد الوارد.
تستنزف رسائل البريد الإلكتروني أيضاً إنتاجيتنا، حيث نستغرق حوالي 60 ثانية للعودة إلى المهمة بعد الانقطاع الذي سببه البريد الإلكتروني، ناهيك عن زيادة مستويات التوتر لدينا.
ينطبق المبدأ ذاته على طرق التواصل غير البريد، حيث إن استخدام الدردشة الحية مثل Slack للاتصالات الداخلية، يمكن أن تؤدّي إلى انقطاع عن العمل إن لم تُستخدم بحكمة مع أنها وسيلة سهلة للاتصالات، وقد ينتهي بك الأمر عند استخدامها مع عشرات الرسائل التي تصرفك عن العمل.
تعدد المهام
إن قدرة بعض الناس على القيام بأكثر من مهمة في نفس الوقت دون أن يفقدوا الإنتاجية هي مجرد أسطورة. والحقيقة القاسية هي إن كنت تريد أن تكون منتجاً هي أنه يجب عليك التركيز على شيء واحد في الوقت عينه.
فعندما تحاول القيام بشيئين في آن واحد ستُفقد دماغك القدرة على أداء كل المهام بنجاح. وتبين البحوث أيضاً، أنه بالإضافة لتباطؤ الكم ينخفض معدل الذكاء عند تعدد المهام.
وجدت دراسة أجرتها جامعة لندن أن معدّلات ذكاء المشاركين الذين حاولو إجراء مهامّ عدّة في نفس الوقت، انخفضت لدرجة تماثل ما يتوقّع الباحثون أنه يحصُل لمن دخنوا المارجوانا أو بقوا مستيقظين طوال الليل.
الاجتماعات
نعلم جميعاً الألم الذي تسببه الاجتماعات التي لا تُعد ولا تُحصى. إنها تجمع الكثير من الناس الذين لا يشاركون في نقاش المشروع ويضيعون الوقت في الكثير من الأحاديث الصغيرة والثرثرة.
هل تعلم أنه يمكن أن تأتي النتائج عكسية تماماً في مثل هذه الاجتماعات؟ أنا متأكد من أن معظم الناس يكونون غير منتجين قبل الاجتماع بعشر دقائق وبعده بخمس عشرة دقيقة.
ضعف التنظيم
عندما تغمرك المهام، فإنه من السهل جداً أن تفقد تركيزك وتبدأ بالتبديل بين المهام، في محاولة يائسة لإنهاء كل المهام في وقت واحد. إذا كان ذلك يشبه استراتيجيتك، فأنا آسف، ولكن يجب علي أن أقولك لك وبصوت عال: أنت تفتقد إلى مهارات إدارة الوقت.
تساعدك مهارات إدارة الوقت المثالي على التخطيط وتنظيم مهامك من الأكثر إلحاحاً إلى الأقل أهمية. يبدو الأمر سهلاً، ولكن في معظم الحالات، سيكون عليك تقدير الوقت اللازم لإكمال المهمة ، بما في ذلك المواعيد النهائية، توفر الآخرين، المطالب العاجلة وكيف يمكن أن تؤثر على الآخرين.
يجب أن تكون قادراً، مع نهاية كل يوم عمل، على تحديد المهام التي تنتظرك في اليوم التالي.
الفواصل المتواترة
نتحدث عن فواصل مصيرية لإنتاجيتنا. من المهم جداً أن تُعطي دماغك راحة وجسمك فرصة للتمدّد، بالإضافة للمشي لفترة قصيرة أو تمارين سريعة فهي ذات مردود عظيم على صحتك العقلية والجسدية، ولكن إن كنت ترغب في قضاء وقت استراحتك مع السجائر، القهوة، وسائل التواصل الاجتماعية فالأمر متروك لك.
كيف تصبح أكثر إنتاجا في عملك ؟
خصص وقت لتنظيم جدول أعمالك اليومي
تخصيص وقت محدد لتنظيم جدول أعمالك هو أكثر شيء يساعدك على أن تكون أكثر إنتاجية، فقم بتحديد الألويات والوقت الخاص بتنفيذ كل شيء فهذا النظام والترتيب سوف يساعدك على سرعة الإنجاز وسوف يساعدك أيضا على معرفة ما تم انجازه وما اكتمل وما لا زال في حاجة إلى التنفيذ.
قم بعمل قائمة بالمهام التي أنجزتها وكافئ نفسك عند إتمامها
يجب أن تقوم بتدوين كل مهمة تنتهي من إنجازها حيث أن الترتيب سوف يجعلك تنجز المهام بشكل أسرع، وبالتالي يكون لديك وقت متاح لإنجاز الكثير من المهام ولذلك فيمكنك هنا أن تتوقف وتكافئ نفسك بأن تأخذ وقت للراحة لمدة من خمس إلى عشرة دقائق أو أن تتناول كوبا من القهوة أو الشاي أو أي شيء ينس عنك حتى تعود لتأدية باقي المهام بنشاط وحيوية.
قم بالابتعاد عن كل مصادر التشتيت
حيث أن الابتعاد عن مصادر التشتيت والإزعاج سوف يجعلك أكثر تركيزا وانتباها لعملك فعلى سبيل المثال إذا كنت تتلقى رسائل نصية كثيرة على تليفونك أو مكالمات يجب أن تقوم بغلقه حتى لا يشتت تركيزك، وهذا لن يساعدك على إنجاز العمل في وقت أسرع فقط بل سوف يساعدك على أن تنجح في اتمام العمل بشكل اكثر اتقانا وأكثر دقة.
حدد الوقت الذي يمكنك أن تكون أكثر إنتاجية فيه خلال اليوم
وأخيرا وليس بأخرا،، يجب أن تعرف الوقت الذي تكون فيه نشيطة وأكثر إنتاجا، فمعظم الأشخاص يتبعون قاعدة 20- 80 والتي تعني أنك تقوم بإنجاز 80 بالمائة من العمل في أول 20 بالمائة من زمن العمل ويذكر أن أفضل أوقات العمل تكون من الصباح وحتى الظهر، ولذلك نوصي بإتمام أكبر قدر من العمل في هذه الفترة، ومع ذلك فبعض الأشخاص يفضلون أن يكون وقت عملهم من الظهر وحتى المساء، إذا الأمر يعتمد عليك وعلى الوقت الذي تكون فيه ـكثر نشاطا وأكثر إنتاجا.
فأن تكون إنسان أكثر إنتاجا في عملك لا يتطلب مجهود كبير ولكنه يتطلب النظام والترتيب وتغليب الأولوية والأهم أن يكون لديك الدافع لذلك بأن تكون اكثر إنتاجا في عملك من خلال تغير بعض الأنماط التي تتبعها في أداءك لعملك.
